FORMULARIOS

Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas


Ya sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.


Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a los formularios.


Para crear un formulario, prueba los siguientes pasos:


1. Abre una base de datos que tengas creada (vale cualquiera que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo):
- Activa la hoja 'Formularios', en la parte superior de la ventana de la base de datos. Pulsa el botón 'Nuevo'


2. Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el 'asistente'. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos).


3. Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción 'asistente para formularios’.


4. En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar. Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla.


5. A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha.


6. Pulsa el botón 'Siguiente'. En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: 'En columnas' y 'Justificado' hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), 'Tabular' y 'Hoja de datos' hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla).


7. Selecciona 'En columnas' por ejemplo.


8. Pulsa el botón 'Siguiente', ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Ve haciendo clic sobre todos ellos y fíjate en el ejemplo que aparece a la izquierda.


9. Cuando veas uno que te guste, selecciónalo con el ratón y luego pulsa el botón 'Siguiente', en este último paso, simplemente tienes que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que has utilizado para crear el formulario, si no quieres cambiar este nombre por otro simplemente pulsa el botón 'Terminar'.


10. Tras unos segundos, verás el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionaste.


11. Fíjate que en la parte inferior del formulario tienes una serie de botones. Estos botones te sirven para pasar de un registro a otro: (< ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si estás en el primero), ( > ) avanza un registro, ( >) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro.


12. Aquí puedes ver los datos que tienes escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos,... igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que estás viendo es la tabla, lo que ocurre es que la estás viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.


Gracias al asistente podemos crear rápidamente un formulario. Lo único malo que tiene es que lo crea a su manera, es decir, según unos patrones que tiene predefinidos.


Nosotros podemos personalizar el formulario una vez que ha sido creado de la siguiente forma:


• Pulsa el botón ‘Vista’, de esta forma pasamos al diseño del formulario.


• Aparecen tres bandas o apartados: 'Encabezado del formulario', 'Detalle' y 'Pie del formulario'. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del formulario y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del formulario). En el apartado de detalle se observa que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:


• Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes.


• Sin soltar el botón del ratón, arrástralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha). De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla.